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新时代档案工作存在的问题及对策建议

来源:酒泉基地管理处 杨清英  发布时间:2023-11-06 11:22:59  浏览次数:1867

2021年7月6日,习近平总书记对档案工作作出重要批示,提出了“四个好”、“两个服务”的目标要求,为做好新时代档案工作指明了方向。笔者作为一名档案工作者,对近年来在档案规范化管理工作中发现的问题提出建议,供同行参考。

一、当前档案工作存在的主要问题

1.档案管理机制不健全,对档案工作重视不够。在档案工作责任体系中,一些部门档案工作分管领导责任不明确,档案专兼职人员安排不到位,档案工作人员变动频繁,档案管理岗位责任制没有落到实处,档案管理制度不健全。

2.档案管理粗放,档案基础设施设备投入不足。受办公条件限制等因素,没有专门的档案室,档案装具配备不符合规范,有的仍在使用木制柜、玻璃门柜等不符合档案管理要求的装具,规范化档案室基本没有,档案管理较为混乱,缺少档案统计管理台账,档案材料乱堆乱放,随时可能发生丢失、损毁等现象,给档案安全造成很大隐患。

3.档案门类单一,收集不齐全。主要表现在机关档案纸质档案多,声像档案少,文书档案多,专业档案少。各门类档案收集不全,档案的收集归档侧重文书档案的收集归档上,对声像、照片、实物等专门档案的收集归档意识不强,比如,照片档案具有形象性、直观性、交流通用性等特点,在宣传教育、传播知识、科学研究、历史凭证等方面具有重要价值,但在实际工作中,往往忽略照片档案的收集,即使保存也没有按照照片档案规范“六要素”既事由、时间、地点、人物、背景、摄影者的要求归档,时间一长就说不清楚。   

4.档案基础业务薄弱。主要表现在文件材料收集归档范围不明确,往往侧重于办公室的红头文件,对其他科室的文件材料收集不全,有的甚至直接不收集,保管期限划分不准确、检索不科学、收集不齐全、整理不规范等现象,保存的档案不能全面记录和反映本单位主要活动和主要工作。档案归档整理不及时,档案资源不能有效整合,严重影响了档案的开发利用。

5.档案信息化工作滞后。新时代信息化、互联网、大数据、云计算对档案工作产生了很大影响,如何摆脱传统的档案保管模式,实现档案资源共享共用,是摆在单位档案管理的大问题。而现实是,档案仍然处于手工检索阶段,即使安装了档案管理软件,因人员等原因,也没有开展档案的录入扫描等数字化加工工作。

6.档案干部队伍需要进一步加强。一是档案专业业务人员严重缺乏,档案工作面临人员老龄化的现象;二是档案队伍不稳定,多数为兼职。

二、对策建议

国家新修订的《中华人民共和国档案法》第六章规定的机关档案工作监督检查的六个方面,即档案工作责任制和管理制度落实情况;档案库房、设施设备配置使用情况;档案人员管理情况;档案收集、整理、保管、提供利用等情况;档案信息化建设和信息安全保障情况;对所属单位等的档案工作监督和指导情况。这六个方面其实就是档案工作的全部,针对上述存在问题,做好档案工作,可以从以下几方面抓起:

1.高度重视,切实加强档案工作。单位党委要切实加强对档案工作的领导,牢牢把握档案工作的政治方向,加强统筹谋划,健全工作机制,建立与新修订的《中华人民共和国档案法》相适应的管理体制。规范档案收集、整理、夯实档案安全基础,推进档案信息化建设,加强档案干部队伍建设等工作。各单位要把档案工作纳入单位的整体规划,年度计划和考核体系,与业务工作同部署、同实施、同发展,让档案记录和反映单位工作的全过程。明确档案工作分管领导和档案专(兼)职人员,分管领导要精心安排部署,定期听取档案工作情况汇报,研究档案工作中存在的困难。必须明确专(兼)职人员责任,制定各项档案管理制度(档案管理制度包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和档案信息化建设等制度),确保档案工作制度化、规范化。主管部门要对下属单位的档案工作进行监督指导,确保档案工作管理到位、监督到位。要指定专人负责,不断完善工作措施,有效突破瓶颈制约,有方向、有计划的推进档案现代管理体系建设,积极稳妥、规范高效推进档案管理各项工作任务提质增效。

2.加大档案设施设备投入,确保档案管理绝对安全。单位要按照《机关档案工作条例》要求,配备符合档案安全标准的档案室,档案室要达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”要求,档案库房不能设在卫生间、食堂、水房,库房的旁边。安装配备符合档案要求的装具,集中统一管理本单位各门类档案,确保档案保管安全。对档案管理不善,造成丢失、损毁的,按照《中华人民共和国档案法》追究法律责任。

3.做好档案规范化管理,解决好档案业务基础不强的问题。《机关档案管理规定》对机关档案的基本要求是:收集齐全完整、整理规范有序、保管安全可靠、鉴定准确及时、利用简捷方便、开发实用有效。在新时代新形势下,档案越来越重要,而要实现开展好档案工作的规范化管理,要在资金投入、人才补给、制度支持的多个方面都做到保障。在保障措施上,特别强调单位党委要重视支持档案工作,加大对档案管理的投入,加强档案干部队伍建设和人才培养,提高安全管理水平,确保档案管理发展与单位经济和社会发展水平相适应。